فرایند تهیه و ارسال کارنامه اعضای مؤسسه

پس از تصویب نرخ حق السهم اندوخته توسط مجمع محترم مؤسسه نسبت به محاسبه سهم هر عضو در سیستم وام و سپرده مؤسسه اقدام می گردد. که این محاسبه بر اساس میزان اندوخته  اعضا نزد مؤسسه صورت  می پذیرد و در حساب اعضا کارسازی می شود. مشخص شدن میزان حق السهم دوره هر عضو، یکی از اصلی ترین موضوعات در تهیه کارنامه می باشد. در تهیه کارنامه مبنا شاغل بودن اعضا می باشد که موارد ذیل در صفحه اول کارنامه اعمال شده است : مشخصات اعضا ، محل خدمت، میزان سهمین (سهم کارمند و شرکت ) و حق السهم اندوخته قبل از سال مالی ، میزان سهمین (سهم کارمند و شرکت) واریز شده در طی دوره و میزان حق السهم اندوخته دوره ، و در پشت صفحه کارنامه آمار و مصوبات و فعالیتهای مربوط به مؤسسه جهت اطلاع اعضا درج شده است . محاسبات فوق در سیستم وام و سپرده محاسبه و در فایلی جداگانه تهیه و به صورت فرمت اکسل در می آید .اطلاعات و ارقام فایل در ۲۳ ستون تنظیم و تفکیک می گردد. فایل اکسل نهایی شده مربوط به تمامی اعضای شاغل برای چاپ و سایر اقدامات مرتبط، به یکی از دفاتر فنی ارسال می گردد.کارنامه های چاپ شده به ترتیب ادارات می  باشد.این کارنامه ها در محل مؤسسه توسط همکاران تفکیک می گردد و مراحل جدا کردن تک تک کارنامه ها و تا کردن و پاکت کردن صحیح و در نهایت چسب کاری انجام می گیرد و نهایتا به تفکیک هر اداره کارنامه ها بسته بندی و به دبیر خانه راه آهن جهت ارسال به واحد های ذیربط فرستاده می شود. لازم به ذکر است علاوه بر کارنامه ها ، فرم درخواست حق السهم نقدی نیز پیوست می باشد و اعضایی که تمایل به درخواست نقدی دارند فرم  را تکمیل و از طریق اداره ذیربط به مؤسسه ارسال نمایند. شایان ذکر است چنانچه اعضای محترم پیشنهاد یا انتقادی در خصوص موضوعات کارنامه و فرم و شکل دارند را برای بررسی و اقدام به واحد وام و سپرده مؤسسه ارسال نمایند.