*سارا پورولی مقدم- کارشناس دفتر برنامه ریزی
بر اساس نظریات مدیریت سازمان، نظارت بر عملکرد یک مجموعه جهت حصول اطمینان از انجام صحیح فعالیتهای آن، نه تنها انحرافات احتمالی را کاهش میدهد بلکه باعث میشود بیشتر افراد تلاش خود را برای ارتقا و پیشرفت آن مجموعه افزایش دهند. نظارت یا کنترل، تلاش سیستماتیک و منظمی است که عملکرد کلی سازمان و بخشهای مختلف آن را با معیار و شاخصهای استاندارد عملکرد مورد سنجش قرار میدهد.
در تمامی سازمانها، چگونگی تدوین گزارشهای آماری و تحلیلی و زمانبندی تهیه آنها از مهمترین وظایف بخش برنامهریزی است چرا که انجام درست این وظیفه، باعث تولید تصویر واقعیتر از سازمان و در نتیجه اخذ تصمیمات درستتر و مؤثرتر در مجموعه میشود. در واقع با تسلیم گزارشهای خوب در زمان مناسب به مدیران، هم ارزیابی موقعیت و تحلیل وضعیت کنونی سازمان میسر میشود، و هم از سوی دیگر، امکان اتخاذ تصمیمات ریز و درشتی مانند تعیین پاداشها و تنبیهها، عزل و نصب افراد، توزیع منابع مالی در بخشهای مختلف، قطع یا تداوم فعالیت کسبوکارها، انجام سرمایهگذاریهای جدید و ... فراهم میشود.
اثر ذاتی پایش عملکرد:
اگر بخشهای مختلف یک شرکت یا هلدینگ، به این نکته توجه داشته باشند که آمار و اطلاعات عملکردی آنها در مقاطع مختلف روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه و سالیانه مورد تحلیل و ارزیابی قرار میگیرد، این توجه و دغدغه به خودی خود باعث ایجاد انگیزه رشد عملکرد در آنها میگردد. در حقیقت میتوان ادعا کرد که پایش عملکرد، ذاتاً بر موفقیت سازمان تأثیر دارد. حال هرچه عمق گزارشها بیشتر باشد و شاخصهای عملکردی دقیقتر و مهمتری در آنها مورد ارزیابی قرار گیرد، طبیعی است که سطح تحلیل متعاقب آنها نیز حرفهایتر خواهد بود و اندازه بهبود عملکرد مجموعه نیز بیشتر میشود.
اهمیت تازگی اطلاعات:
بخش برنامهریزی برای تهیه گزارشها نیازمند اطلاعاتی است که «به موقع بودن» یکی از مهمترین خصایص آن است؛ به این معنا که اطلاعات باید زمانی در اختیار استفادهکنندگان قرار بگیرد که فرصت کافی برای قضاوت، اتخاذ تصمیم و اقدام مؤثر نسبت به موضوع موردنظر را داشته باشند. هرچه فاصله زمانی بین وقوع تا افشای اطلاعات بیشتر باشد از ارزش آن کاسته میشود. در نتیجه عملکرد یک سازمان میبایست به صورت پیوسته پایش و گزارش گردد. بهویژه هلدینگها بهعنوان سرمایهگذاران بزرگی که عموماً دور از فضای عملیاتی کسبوکارها هستند و صرفاً در سطح راهبری فعالیت میکنند، برای بقا و رشد خود نیازمند اطلاعاتی هستند که تازگی خود را از دست نداده باشند.
معجزه شفافیت:
نتیجه گزارشدهی منظم، نظارت بهتر بالادستی بر عملکرد بخشهاست و از سوی دیگر، بخشها را ترغیب میکند تا در عملکرد خود از برنامه و بودجه عقب نمانند. در عین حال، گزارشدهی منظم و درست، با تاباندن نور به بخشهای تاریک سازمان، ضمن ایجاد یک فضای شفاف، باعث افزایش سلامت فرآیندها و افراد میشود.
